Sobre a organização
A FHI 360 é uma organização dedicada ao desenvolvimento humano que aplica rigorosas práticas de salvaguarda, promovendo a igualdade de oportunidades e a proteção contra qualquer tipo de abuso, exploração ou assédio nos seus ambientes de trabalho e programas.
Descrição da função
Objetivo Principal:
Gerir as tarefas diárias do escritório e fornecer apoio administrativo básico para garantir o funcionamento eficiente, seguro e bem-sucedido das operações diárias, serviços de receção, gestão de correio e logística de trabalho.
Tarefas e Responsabilidades:
- Atender chamadas telefónicas, receber clientes, e receber e triar e-mails e correspondência.
- Monitorizar o acesso de visitantes, emitir crachás e gerir o registo de visitantes.
- Prestar apoio administrativo de rotina para viagens e reuniões (reservas de hotéis, transportes, salas de reuniões, logística de alimentos, bebidas e reuniões).
- Executar tarefas de manutenção rotineira do escritório, manter o equipamento e os consumíveis de escritório.
- Arquivar documentos, atualizar bases de dados, preparar relatórios, introduzir dados, rever e corrigir textos.
- Processar pagamentos e gerir o fundo de maneio (petty cash), conforme necessário.
- Coordenar a gestão de salas de reuniões, logística do local de trabalho, mudanças de escritório e serviços de apoio a reuniões.
Requisitos
Qualificações Académicas:
- Diploma de Ensino Secundário (High School Diploma) ou equivalente internacional.
Experiência Profissional:
- Tipicamente requer 1 a 3 anos de experiência em funções de apoio clerical e administrativo.
Conhecimentos e Competências Técnicas:
- Compreensão básica de requisitos de documentação sobre transações de aquisição (procurement).
- Conhecimento geral de procedimentos, métodos e práticas de programas, utilizando sistemas de arquivo e dados estabelecidos.
- Capacidade de rever dados com atenção ao detalhe e utilizar software de escritório (Microsoft Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), equipamentos padrão e telemóveis.
- Boa comunicação de informações a funcionários, clientes e público de acordo com as diretrizes estabelecidas.
- Outros Requisitos: Menos de 10% de requisitos de viagem; facilidade de trabalho em ambiente de escritório típico com capacidade de utilizar computador e realizar trabalho de secretariado.
Como candidatar-se
Os candidatos interessados devem submeter a candidatura através do portal oficial de recrutamento da FHI 360.
ID da Vaga: Requisition – 2026201539
Plataforma de Submissão Online: https://fhi.wd1.myworkdayjobs.com/en-US/FHI_360_External_Career_Portal/job/Administrative-Assistant_Requisition-2026201539?source=planetvagas